📝 Privacybeleid – The Office Club

Laatst bijgewerkt: 30 september 2025

The Office Club hecht veel waarde aan uw privacy. In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen en hoe wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

The Office Club is een merk en online platform waaronder verschillende vennootschappen hun locaties presenteren. De verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens is de vennootschap waarmee u een serviceovereenkomst sluit. Deze gegevens vindt u terug in uw overeenkomst en correspondentie.

2. Soorten persoonsgegevens

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die nodig zijn voor de uitvoering van onze diensten, waaronder:

• Contactgegevens (naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer)
• Identificatie- en contractgegevens (KvK-nummer, geboortedatum, handtekening)
• Betaalgegevens (IBAN, facturatie- en betalingshistorie)
• Toegangs- en gebruiksgegevens (toegangslogs, registratiesystemen, camerabeelden indien aanwezig)
• Communicatiegegevens (e-mailverkeer, contactformulieren, verzoeken)
• Postverwerking (indien u gebruikmaakt van onze post- en vestigingsadresdiensten)

Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens.

3. Doeleinden van de verwerking

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• Uitvoering van serviceovereenkomsten en levering van faciliteiten
• Toegangsbeheer en beveiliging van onze locaties
• Post- en pakketafhandeling, inclusief doorstuurservices
• Facturatie en betalingsverwerking
• Naleving van wettelijke verplichtingen (zoals belastingwetgeving of KYC-verificatie)
• Klantenservice en communicatie (inclusief informatie over wijzigingen in diensten of huisregels)

Wij verwerken uw gegevens niet voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming.

4. Grondslagen

Wij verwerken uw gegevens op basis van:

• Noodzakelijkheid voor de uitvoering van de overeenkomst
• Naleving van wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang, zoals toegangscontrole en fraudepreventie
• Uw toestemming, indien van toepassing (bijv. nieuwsbrief)

5. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Contract- en facturatiegegevens: tot 7 jaar na beëindiging overeenkomst (wettelijke bewaarplicht)
• Toegangs- en loggegevens: maximaal 1 jaar na registratie
• Camerabeelden (indien aanwezig): maximaal 4 weken, tenzij er sprake is van een incident
• Postdoorstuurservice: tot maximaal 3 maanden na einde overeenkomst, indien afgenomen

6. Delen van gegevens

Wij delen uw gegevens alleen met derden indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn. Denk aan:

• IT- en hostingpartijen voor beveiligde opslag
• Betaaldienstverleners en boekhoudpartners
• Beveiligingsbedrijven (toegangscontrole)
• Postverwerkers

Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, zoals beveiligde verbindingen, toegangsbeheer en regelmatige controles. Absolute veiligheid kunnen wij echter niet garanderen.

8. Uw rechten

U heeft recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, evenals het recht bezwaar te maken tegen verwerking.

U kunt een verzoek sturen naar [email protected]. We reageren binnen 30 dagen.

9. Cookies en websitegebruik

Onze website gebruikt alleen functionele en analytische cookies om de werking van de site te verbeteren. Voor meer informatie zie ons Cookiebeleid.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen indien nodig. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

11. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid kunt u contact opnemen met:

• 📧 [email protected]
• 📍 The Office Club – Hoofdweg 1197, 2151 MG Nieuw-Vennep
• 🌐 www.theofficeclub.nl
• 📞 +31 (0)85 303 1289